እንደ አሰሪ የሰራተኞችህን መረጃ በአግባቡ ማከማቸት አስፈላጊ ነው። ይህን ሲያደርጉ የሰራተኞችን የግል መረጃ የሰራተኛ መዝገቦችን የመጠበቅ ግዴታ አለቦት። እንደዚህ አይነት መረጃ በሚከማችበት ጊዜ የግላዊነት ህግ አጠቃላይ የውሂብ ጥበቃ ደንብ (AVG) እና የትግበራ ህግ አጠቃላይ የውሂብ ጥበቃ ደንብ (UAVG) ግምት ውስጥ መግባት አለባቸው. AVG ከግል መረጃ ሂደት ጋር በተያያዘ በአሠሪው ላይ ግዴታዎችን ይጥላል። በዚህ የማረጋገጫ ዝርዝር አማካኝነት የእርስዎ የሰራተኛ ፋይሎች መስፈርቶቹን ያሟሉ እንደሆነ ያውቃሉ።
- በሠራተኛ ፋይል ውስጥ ምን ውሂብ ሊሰራ ይችላል?
የሚከተለው ዋናው ህግ ለሰራተኞች ፋይል ዓላማ አስፈላጊ የሆኑ መረጃዎች ብቻ ሊካተቱ ይችላሉ-ከሠራተኛው ጋር ያለው የሥራ ውል ትክክለኛ አፈፃፀም.
በማንኛውም አጋጣሚ 'ተራ' የግል መረጃ እንደሚከተሉት ይቀመጣል፡
- ስም;
- አድራሻ;
- የትውልድ ቀን;
- ፓስፖርት / መታወቂያ ካርድ ቅጂ;
- BSN ቁጥር
- የተፈረመ የሥራ ውል የሥራ ውሎችን እና ሁኔታዎችን እና ተጨማሪዎችን ጨምሮ;
- እንደ የግምገማ ሪፖርቶች ያሉ የሰራተኞች አፈፃፀም እና የእድገት መረጃ።
አሰሪዎች የሰራተኛ ማህደሩን ለማስፋት እንደ የአሰሪው የግል ማስታወሻዎች፣ ከስራ መቅረት መዝገብ፣ ቅሬታዎች፣ ማስጠንቀቂያዎች፣ የቃለ መጠይቆች መዛግብት እና ሌሎች መረጃዎችን ለማካተት ሊመርጡ ይችላሉ።
እንደ ቀጣሪ፣ ከህጋዊ የማቆያ ጊዜዎች ጋር በተያያዘ ትክክለኛነትን እና ትክክለኛነትን ለመከታተል ይህንን መረጃ በየጊዜው ማዘመን አስፈላጊ ነው።
- በሰራተኛ ፋይል ውስጥ 'ተራ' የግል መረጃ መቼ ሊሰራ ይችላል?
ቀጣሪ በሰራተኛ ማህደር ውስጥ መቼ እና ምን 'ተራ' የግል መረጃ ሊከማች እንደሚችል ግምት ውስጥ ማስገባት አለበት። በአንቀጽ 6 AVG መሰረት ቀጣሪዎች በ6 ምክንያቶች በሰራተኛ ማህደር ውስጥ 'ተራ' የግል መረጃን ማከማቸት ይችላሉ። እነዚህ ምክንያቶች የሚከተሉትን ያካትታሉ:
- ሰራተኛው ለሂደቱ ፈቃድ ሰጥቷል;
- የሰራተኛ (የቅጥር) ስምምነትን ለማስፈጸም ሂደት አስፈላጊ ነው;
- አሰራሩ አስፈላጊ ነው ምክንያቱም በአሠሪው ላይ ባለው ህጋዊ ግዴታ (እንደ ግብር መክፈል እና መዋጮ);
- የሰራተኛውን ወይም የሌላ የተፈጥሮ ሰውን ጠቃሚ ጥቅም ለማስጠበቅ ሂደት አስፈላጊ ነው (ምሳሌ የሚጫወተው ከባድ አደጋ በሚደርስበት ጊዜ ነው ነገር ግን ሰራተኛው በአእምሮ ፈቃድ የመስጠት አቅም የለውም)።
- ለሕዝብ ጥቅም/ሕዝብ ሥርዓት ማስኬድ አስፈላጊ ነው;
- የአሠሪውን ወይም የሶስተኛ ወገንን ህጋዊ ጥቅም ለማርካት ሂደት አስፈላጊ ነው (የሰራተኛው ጥቅም ከአሰሪው ህጋዊ ጥቅም በላይ ካልሆነ በስተቀር)።
- በሠራተኛ ፋይል ውስጥ ምን ውሂብ መከናወን የለበትም?
በፋይሉ ውስጥ ከተካተቱት 'የተለመደ' ዳታ በተጨማሪ (በተለምዶ) በባህሪያቸው በተለይ ሚስጥራዊነት ስላላቸው መካተት የሌለባቸው መረጃዎችም አሉ። እነዚህ 'ልዩ' ውሂብ ናቸው እና የሚከተሉትን ያካትታሉ:
- እምነቶች;
- ጾታዊ ግንዛቤ
- ዘር ወይም ጎሳ;
- የሕክምና መረጃ (በሠራተኛው በፈቃደኝነት ሲሰጥም ጨምሮ)።
'ልዩ' ውሂብ በ AVG ስር ብቻ በ10 ልዩ ሁኔታዎች ውስጥ ሊከማች ይችላል። ዋናዎቹ 3 ልዩ ሁኔታዎች የሚከተሉት ናቸው።
- ሰራተኛው ለሂደቱ ግልጽ ፍቃድ ሰጥቷል;
- ሰራተኛው ራሱ ሆን ብሎ የገለጸውን የግል መረጃ ያካሂዳሉ;
- አሰራሩ ለህዝብ ጥቅም አስፈላጊ ነው (ይህንን ለመጥራት የደች ህጋዊ መሰረት ያስፈልጋል)።
- የሰራተኞች ፋይል የደህንነት እርምጃዎች
የሰራተኛ ማህደሩን ማየት የተፈቀደለት ማነው?
የሰራተኛ ማህደሩ ሊታዩ የሚችሉት ሥራን ለማከናወን አስፈላጊ በሆኑ ሰዎች ብቻ ነው. እነዚህ ሰዎች ለምሳሌ ቀጣሪ እና የሰው ኃይል ክፍል ሰራተኞችን ያካትታሉ። ሰራተኛው ራሱ / ሷ የሰራተኛ ማህደሩን የማየት እና የተሳሳተ መረጃ የማስተካከል መብት አለው.
ለፋይሉ የደህንነት መስፈርቶች
ከዚህ በተጨማሪ AVG የሰራተኞች ፋይሎችን በዲጂታል ወይም በወረቀት ማከማቻ ላይ መስፈርቶችን እንደሚያስገድድ ግምት ውስጥ ማስገባት አስፈላጊ ነው. እንደ አሰሪ፣ የሰራተኛን ግላዊነት ለመጠበቅ እርምጃዎችን የመውሰድ ግዴታ አለብህ። ስለዚህ ፋይሉ ከሳይበር ወንጀል፣ ያልተፈቀደ መዳረሻ፣ ማሻሻል ወይም መሰረዝ የተጠበቀ መሆን አለበት።
- የሰራተኞች ፋይል ማቆያ ጊዜ
AVG የግል መረጃ ለተወሰነ ጊዜ ሊቀመጥ እንደሚችል ይገልጻል። አንዳንድ መረጃዎች በሕግ በተደነገገው የማቆያ ጊዜ ተገዢ ናቸው። ለሌላ መረጃ አሰሪው ለመሰረዝ ወይም በየጊዜው የመረጃውን ትክክለኛነት ለመገምገም የጊዜ ገደቦችን እንዲያዘጋጅ ይጠበቅበታል። AVG ትክክለኛ ያልሆነ መረጃ በፋይል ውስጥ መቀመጡን ለማረጋገጥ ምክንያታዊ እርምጃዎች መወሰድ አለባቸው ይላል።
ስለ ሰራተኛ ፋይል ማቆየት ጊዜ የበለጠ ማወቅ ይፈልጋሉ? ከዚያ የእኛን ብሎግ ያንብቡ የሰራተኛ ፋይል ማቆያ ጊዜዎች.
የእርስዎ የሰራተኛ ፋይል ከላይ የተዘረዘሩትን መስፈርቶች ያሟላል? ከዚያ ዕድሉ AVG ታዛዥ ሊሆን ይችላል።
ይህን ብሎግ ካነበቡ በኋላ አሁንም ስለ ሰራተኛ ፋይል ወይም ስለ AVG ጥያቄዎች ካሉዎት፣ እባክዎ ያነጋግሩን። የእኛ የቅጥር ጠበቆች እርስዎን ለመርዳት ደስተኛ ይሆናል!