አሰሪዎች በጊዜ ሂደት በሰራተኞቻቸው ላይ ብዙ መረጃዎችን ያዘጋጃሉ። ይህ ሁሉ መረጃ በሠራተኛ ፋይል ውስጥ ተከማችቷል. ይህ ፋይል ጠቃሚ የግል ውሂብን ይዟል እና በዚህ ምክንያት ይህ በአስተማማኝ እና በትክክል መፈጸሙ አስፈላጊ ነው። ይህን ውሂብ ለማቆየት ቀጣሪዎች ለምን ያህል ጊዜ ይፈቀዳሉ (ወይንም በአንዳንድ ሁኔታዎች ይፈለጋሉ)? በዚህ ብሎግ ውስጥ ስለ ሰራተኛ ማህደሮች ህጋዊ የማቆያ ጊዜ እና እንዴት መቋቋም እንደሚችሉ የበለጠ ማንበብ ይችላሉ።
የሰራተኞች ፋይል ምንድን ነው?
ከላይ እንደተጠቀሰው ቀጣሪ ብዙውን ጊዜ የሰራተኞቻቸውን የሰው ኃይል መረጃ ማስተናገድ ይኖርበታል. ይህ ውሂብ በትክክል መቀመጥ እና ከዚያ መጥፋት አለበት። ይህ በሠራተኛ ፋይል በኩል ይከናወናል. ይህ የሰራተኛ(ዎች) ስም እና አድራሻ ዝርዝሮች፣ የስራ ውል፣ የስራ አፈጻጸም ሪፖርቶች፣ ወዘተ ያካትታል። እነዚህ መረጃዎች የAVG ደንቦችን በመከተል መስፈርቶችን ማክበር አለባቸው እና ለተወሰነ ጊዜ መቀመጥ አለባቸው።
(የእርስዎ የሰራተኛ ፋይል የAVG መስፈርቶችን የሚያሟላ መሆኑን ለማወቅ ከፈለጉ፣የእኛን የሰራተኛ ፋይል AVG ማረጋገጫ ዝርዝር ይመልከቱ። እዚህ)
የሰራተኛ ውሂብ ማቆየት
AVG ለግል መረጃ የተወሰኑ የማቆያ ጊዜዎችን አይሰጥም። የሰራተኞች ፋይል የማቆያ ጊዜ ምንም አይነት ቀጥተኛ መልስ የለም፣ ምክንያቱም የተለያዩ አይነት (የግል) መረጃዎችን ያቀፈ ነው። ለእያንዳንዱ የውሂብ ምድብ የተለየ የማቆያ ጊዜ ይተገበራል። ግለሰቡ አሁንም ተቀጣሪ መሆኑን ወይም ሥራውን ትቶ መሄዱን ይነካል።
የማቆያ ወቅቶች ምድቦች
ከላይ እንደተገለፀው በሠራተኛ ፋይል ውስጥ የግል መረጃን ከማቆየት ጋር የተያያዙ የተለያዩ የማቆያ ጊዜዎች አሉ. ሊታሰብባቸው የሚገቡ ሁለት መመዘኛዎች አሉ እነሱም አንድ ሰራተኛ አሁንም ተቀጥሮ ወይም ተቀጥሮ የወጣ እንደሆነ። የሚከተለው አንዳንድ ውሂብ መቼ መጥፋት እንዳለበት ወይም ይልቁንም እንዲቆይ ያሳያል።
የአሁኑ የሰራተኞች ፋይል
አሁንም ተቀጥሮ ያለ ሰራተኛ አሁን ባለው የሰራተኛ ፋይል ውስጥ ላለው መረጃ ምንም የተወሰነ የማቆያ ጊዜ አልተዘጋጀም። AVG በአሠሪዎች ላይ የሰራተኛ ፋይሎችን 'በዘመናዊ' የማቆየት ግዴታ ብቻ ይጥላል። ይህ ማለት አሰሪው ራሱ የሰራተኛ ማህደሮችን በየጊዜው ለመገምገም እና ጊዜ ያለፈበት መረጃን ለማጥፋት ቀነ-ገደብ የማውጣት ግዴታ አለበት.
የትግበራ ዝርዝሮች
ያልተቀጠረ አመልካች የሚመለከት የመተግበሪያ መረጃ የማመልከቻው ሂደት ካለቀ በ 4 ሳምንታት ውስጥ መጥፋት አለበት። እንደ ማበረታቻ ወይም ማመልከቻ ደብዳቤ፣ ሲቪ፣ የባህሪ መግለጫ፣ ከአመልካች ጋር የሚደረጉ የደብዳቤ ልውውጥ ያሉ መረጃዎች በዚህ ምድብ ስር ናቸው። በአመልካቹ ፈቃድ፣ መረጃውን ለ1 ዓመት ያህል ማቆየት ይቻላል።
የመልሶ ማቋቋም ሂደት
አንድ ሠራተኛ የመልሶ ማቋቋም ሂደቱን አጠናቅቆ ወደ ሥራው ሲመለስ፣ የመልሶ ማቋቋም ሥራው ከተጠናቀቀ በኋላ ከፍተኛው የማቆያ ጊዜ 2 ዓመት ይሆናል። አሠሪው በራሱ ዋስትና ሲሰጥ ከዚህ የተለየ ነገር አለ. በዚህ ሁኔታ, የ 5 ዓመታት የማቆያ ጊዜ ተግባራዊ ይሆናል.
የሥራ ስምሪት ከተጠናቀቀ ከ 2 ዓመት በኋላ
አንድ ሠራተኛ ሥራውን ከለቀቀ በኋላ በሠራተኛ መዝገብ ውስጥ ያለው አብዛኛው (የግል) መረጃ እስከ 2 ዓመት ድረስ የማቆያ ጊዜ ይጠብቃል።
ይህ ምድብ የሚከተሉትን ያጠቃልላል
- የሥራ ስምሪት ኮንትራቶች እና ማሻሻያዎች;
- የሥራ መልቀቂያ ደብዳቤ;
- የግምገማዎች እና የአፈጻጸም ግምገማዎች ሪፖርቶች;
- ከማስተዋወቅ/ከማውረድ ጋር የተያያዘ ግንኙነት;
- ከ UWV እና ከኩባንያው ዶክተር በህመም ላይ ያለው ግንኙነት;
- ከጌት ጠባቂ ማሻሻያ ህግ ጋር የተያያዙ ሪፖርቶች;
- የሥራ ምክር ቤት አባልነት ስምምነቶች;
- የምስክር ወረቀት ቅጂ.
ከስራ ማብቂያ በኋላ ቢያንስ 5 ዓመታት
የተወሰኑ የሰራተኞች ፋይል መረጃ ለ5 ዓመታት የማቆያ ጊዜ ተገዢ ነው። ስለዚህ አሠሪው ሠራተኛው ሥራውን ከለቀቀ በኋላ እነዚህን መረጃዎች ለ 5 ዓመታት ያህል የማቆየት ግዴታ አለበት. እነዚህ የሚከተሉት መረጃዎች ናቸው፡-
- የደመወዝ ግብር መግለጫዎች;
- የሰራተኛ መለያ ሰነድ ቅጂ;
- የዘር እና የትውልድ መረጃ;
- ከደመወዝ ታክሶች ጋር የተያያዘ መረጃ።
ስለዚህ እነዚህ መረጃዎች በሠራተኛ መዝገብ ውስጥ በአዲስ መግለጫዎች ቢተኩም ቢያንስ ለአምስት ዓመታት መቀመጥ አለባቸው።
ከስራ ማብቂያ በኋላ ቢያንስ 7 ዓመታት
በመቀጠል ቀጣሪው 'የታክስ ማቆየት ግዴታ' የሚባል ነገርም አለበት። ይህ አሰሪው ሁሉንም መሰረታዊ መዝገቦች ለ 7 ዓመታት እንዲይዝ ያስገድዳል. ስለዚህ ይህ መሰረታዊ መረጃዎችን, የደመወዝ ማስጌጫዎችን, የደመወዝ መዝገቦችን እና የደመወዝ ስምምነቶችን ያካትታል.
የማቆያ ጊዜ አልፎበታል?
ከፍተኛው የሰራተኛ ፋይል የማቆያ ጊዜ ሲያልቅ አሰሪው ውሂቡን መጠቀም አይችልም። ይህ ውሂብ መጥፋት አለበት.
ዝቅተኛው የማቆያ ጊዜ ሲያልቅ, ቀጣሪው ይችላል ይህን ውሂብ ማጥፋት. ልዩነቱ የሚመለከተው ዝቅተኛው የማቆያ ጊዜ ካለፈ እና ሰራተኛው ውሂቡን ለማጥፋት ሲጠይቅ ነው።
የሰራተኞች የማቆያ ጊዜዎችን ወይም ለሌላ ውሂብ የማቆየት ጊዜን በተመለከተ ጥያቄዎች አሉዎት? ከሆነ, እባክዎ ያነጋግሩን. የእኛ የቅጥር ጠበቆች እርስዎን ለመርዳት ደስተኛ ይሆናል!