የጂዲፒአር (GDPR) የማቆያ ጊዜዎችን ሠንጠረዥ አያስቀምጥም። ደንቡ የግል መረጃዎች ለተሰሩባቸው ዓላማዎች ከሚያስፈልገው በላይ መለያ በሚፈቅድ ቅጽ ውስጥ ሊቀመጡ አይችሉም፣ ይህ ማለት አንድ አሠሪ በምድቡ ውስጥ መረጃው ለምን ያህል ጊዜ እንደሚያስፈልገው መወሰን እና ያንን ውሳኔ ማስረዳት መቻል አለበት ማለት ነው።
በተግባር የደች አሠሪዎች በሁለት መልህቆች ይሰራሉ፡- ለአብዛኛው የሰራተኞች መረጃ የሥራ ዘመኑ ካለቀ ከሁለት ዓመት በኋላ አጠቃላይ ጊዜ እና የግብር ባለሥልጣኑ ለሚፈልገው ለማንኛውም ነገር ሰባት ዓመታት፣ ምክንያቱም ያ ለፋይናንስ መዝገቦች ህጋዊ የማቆያ ጊዜ ነው። በሰራተኞች ፋይል ውስጥ ምን ሊቀመጥ እንደሚችል የሚገልጸው ጽሑፋችን ይዘቱን ይመለከታል፤ ይህ ጽሑፍ ለምን ያህል ጊዜ እንደሚቆይ ያብራራል።
የሁለት ዓመት ምድብ
አብዛኛው ፋይል እዚህ ላይ ይወድቃል፡- የሥራ ውል እና ማሻሻያዎቹ፣ ስለ አፈጻጸም የሚጻፉ ደብዳቤዎች፣ ግምገማዎች፣ የሥልጠና መዝገቦች፣ ማስጠንቀቂያዎች፣ የመቅረት ቀናት መዝገቦች እና የሥራው አጠቃላይ የአስተዳደር መዝገብ። ሥራው ካለቀ ከሁለት ዓመት በኋላ በተለምዶ የሚተገበርበት ጊዜ ሲሆን የሥራ ማመልከቻዎች በተለምዶ ከሚቀርቡባቸው ጊዜያት ጋር ይጣጣማል።
ክርክር በሚካሄድበት ወይም አስቀድሞ ሊታወቅ የሚችል ከሆነ፣ ከእሱ ጋር የተያያዘ መረጃ እስኪፈታ ድረስ ሊቆይ ይችላል። ይህ ህጋዊ አስፈላጊነት ነው፣ ነገር ግን ተዛማጅነት ያለውን ቁሳቁስ ማቆየትን ያረጋግጣል፣ ሙሉውን ፋይል ላልተወሰነ ጊዜ አይደለም።
የሰባት ዓመት ምድብ
የደመወዝ አስተዳደር፣ የደመወዝ ግብር መግለጫ እና በስራ መጀመሪያ ላይ የተረጋገጠው የማንነት ሰነድ ቅጂ ስራው ካለቀበት ዓመት መጨረሻ በኋላ ለሰባት ዓመታት ይቀመጣሉ፣ ምክንያቱም የግብር ሕግ ስለሚያስገድደው። እዚህ ላይ አሠሪው ምንም ዓይነት ውሳኔ የለውም፡ የፊስካል ግዴታው ጊዜውን ያስቀምጣል፣ እና ለእነዚያ የተወሰኑ መዝገቦች አጠቃላይ የመቀነስ መርህን ይሽራል።
አመልካቾች
ያልተሾሙ የእጩዎች መረጃ በተለምዶ የአሰራር ሂደቱ ካለቀ በኋላ በአራት ሳምንታት ውስጥ ይጠፋል። በእጩው ፈቃድ እስከ አንድ ዓመት ድረስ ሊቆዩ ይችላሉ፣ ይህም የተሰጥኦ ስብስብ ማለት ነው - እና ፈቃድ ማለት እውነተኛ ምርጫ ማለት ነው፣ የተመዘገበ፣ በግላዊነት መግለጫ ውስጥ ያለ መስመር አይደለም።
የበሽታ እና የህክምና መረጃ
ስለ ሠራተኛ ጤና መረጃ የሚይዘው በኩባንያው ዶክተር እንጂ በአሠሪው አይደለም፣ እና ከራሳቸው የማቆያ ደንቦች ጋር በሕክምና ሚስጥራዊነት ተገዢ ነው። አሠሪው የሚያስቀምጠው በመቅረት ቀናት እና ለዳግም ውህደት እና ለደመወዝ ክፍያ የሚያስፈልገውን መረጃ ብቻ ነው፣ እና እነዚህም የተለመዱ የሰራተኞች ማቆያ ጊዜዎችን ይከተላሉ።
በተግባር እንዲሰራ ማድረግ
ሶስት ነገሮች ይህንን ከንድፈ ሀሳብ ወደ ተገዢነት ይለውጣሉ። የማቆያ መርሃ ግብር በምድብ ውስጥ ያለውን ጊዜ የሚያስቀምጥ ሲሆን በማቀናበሪያ መዝገብ ውስጥ የተመዘገበ። የጊዜ ሰሌዳው በትክክል የሚተገበርበት የተወሰነ አመታዊ ጊዜ፣ ምክንያቱም የማቆያ ፖሊሲዎች በአለመግባባት ሳይሆን በተግባር ባለመሥራት ይወድቃሉ። እና እውነተኛ ስረዛ፡- ቅጂዎች በፖስታ ሳጥኖች ውስጥ ሲቀሩ ፋይልን ከሰራተኛ ስርዓቱ ማስወገድ ስረዛ አይደለም፣ እና የመዳረሻ ጥያቄ የሚያጋልጠው የመጀመሪያው ነገር ነው።
ተደጋግሞ የሚነሱ ጥያቄዎች
አንድ ሠራተኛ መረጃው እንዲሰረዝ መጠየቅ ይችላል?
አንዳንድ ጊዜ። የመሰረዝ መብት የሚመለከተው መረጃው አስፈላጊ በማይሆንበት ወይም በሕገ-ወጥ መንገድ በሚካሄድበት ጊዜ ነው፣ ነገር ግን እንደ የፊስካል ግዴታ ያለ ህጋዊ የማቆያ ግዴታን አይሽረውም።
ወደፊት የይገባኛል ጥያቄ ሲቀርብ ፋይልን ረዘም ላለ ጊዜ ማቆየት እንችላለን?
አንድ የይገባኛል ጥያቄ በተጨባጭ ሊገመት የሚችል ከሆነ፣ አዎ፣ ከእሱ ጋር ተዛማጅነት ላለው ቁሳቁስ። ወደፊት ሊኖር የሚችል አጠቃላይ የክርክር ዕድል ሁሉንም ነገር መጠበቅን አያጸድቅም።
ስለ ማጣቀሻዎች እና የመውጫ ሰነዶችስ?
በአጠቃላይ የሰው ኃይል ምድብ ውስጥ ይወድቃሉ። የስምምነት ስምምነቱን ለፊስካል ጊዜ ማቆየት የደመወዝ መዘዝ የሚያስከትል ከሆነ መከላከል ይቻላል።
ምክር
የማቆያ መርሃ ግብሮችን እናዘጋጃለን፣ የሰው ኃይል አስተዳደርን በGDPR እንገመግማለን፣ እና የመሰረዝ ወይም የመዳረሻ ጥያቄ የት እንደሚደርስ እንመክራለን። እባክዎን ያነጋግሩን። Law & More.
