በኔዘርላንድስ ህግ መሰረት የውሂብ ማቆያ ጊዜዎች፡ የደንበኞችን መረጃ ለምን ያህል ጊዜ ማቆየት ይችላሉ?

የደች ሕግ የደንበኛ መረጃዎችን ለማቆየት ባለ ሁለት ጎን አቀራረብን ይወስዳል። እንደ የፋይናንስ ሰነዶች ያሉ የንግድ መዝገቦች ቢያንስ ለሰባት ዓመታት በታክስ ሕግ መሠረት መቀመጥ አለባቸው፣ በ GDPR መሠረት የግል መረጃዎች ግን ለታለመለት ዓላማ ከሚያስፈልገው በላይ መቀመጥ የለባቸውም።

ይህ የሕግ ግዴታዎችን በመወጣት እና የግላዊነት መብቶችን በማክበር መካከል ጥንቃቄ የተሞላበት ሚዛን ይፈጥራል።

ብዙ ድርጅቶች የተለያዩ የደንበኛ መረጃዎችን በሕጋዊ መንገድ ለምን ያህል ጊዜ ማከማቸት እንደሚችሉ በትክክል ለመረዳት ይቸገራሉ። ደንቦቹ ከፋይናንስ መዝገቦች፣ ከሠራተኞች መረጃ ወይም ከአጠቃላይ የደንበኛ ዝርዝሮች ጋር በተያያዘ ይለያያሉ።

አንዳንድ የማቆያ ጊዜዎች በተወሰኑ ህጎች የተደነገጉ ሲሆኑ፣ ሌሎች ደግሞ በንግድ ፍላጎቶችዎ ላይ ተመስርተው ምክንያታዊ ውሳኔዎችን እንዲያደርጉ ይጠይቃሉ።

ይህ መመሪያ በኔዘርላንድስ ውስጥ የውሂብ ማቆየትን የሚመራውን የህግ ማዕቀፍ ያብራራል እና ለድርጅትዎ ተገቢ የሆኑ የማቆያ መርሃ ግብሮችን እንዴት እንደሚወስኑ ያሳየዎታል።

ለተለያዩ የውሂብ አይነቶች ህጋዊ መስፈርቶችን፣ የውሂብ ስረዛን በአግባቡ እንዴት ማስተዳደር እንደሚቻል እና ደንበኞችዎ መረጃቸውን በተመለከተ ምን መብቶች እንዳላቸው ይማራሉ።

በኔዘርላንድስ ህግ መሰረት የመረጃ ማቆየት ዋና መርሆዎች

የኔዘርላንድስ ህግ የደንበኛ መረጃን ሲያስቀምጡ ሶስት ቁልፍ መርሆችን እንዲከተሉ ይጠይቃል፤ መረጃውን ለዋና ዓላማው ብቻ ማስቀመጥ፣ የሚያስፈልገውን ዝቅተኛ መጠን መሰብሰብ እና የማቆያ ውሳኔዎችዎን በግልጽ መመዝገብ አለብዎት።

በግል ውሂብ ሂደት ውስጥ የዓላማ ገደብ

የግል መረጃዎችን ለሰበሰቡት ዓላማ ብቻ ነው መያዝ የሚችሉት። ትዕዛዝ ለማስኬድ የደንበኛ መረጃን ከሰበሰቡ፣ ለዚያ ዓላማ የተለየ ፈቃድ ካላገኙ በስተቀር ያንን መረጃ ለገበያ ላልተወሰነ ጊዜ ማቆየት አይችሉም።

የGDPR (GDPR) ማንኛውንም መረጃ ከመሰብሰብዎ በፊት ግልጽ የሆኑ ዓላማዎችን እንዲገልጹ ይጠይቃል። ያ ዓላማ ሲያልቅ፣ የማቆየት ሕጋዊ መሠረትዎም ያበቃል።

ለምሳሌ፣ የደንበኛ ግብይት አንዴ ካጠናቀቁ እና ህጋዊ የማቆያ ጊዜው ካለፈ በኋላ፣ ሌላ ህጋዊ ዓላማ ከሌለ በስተቀር ውሂባቸውን መሰረዝ አለብዎት።

ያለ ህጋዊ መሰረት የድሮውን መረጃ እንደገና መጠቀም አይችሉም። የንግድ ሁኔታዎ ከተለዋወጠ እና አሁን ያለውን የደንበኛ መረጃ ለአዲስ ዓላማ መጠቀም ከፈለጉ፣ ይህ ከመጀመሪያው የመሰብሰቢያ ዓላማ ጋር የሚጣጣም መሆኑን መገምገም ወይም አዲስ ፈቃድ መጠየቅ ያስፈልግዎታል።

የውሂብ ቅነሳ እና አስፈላጊነት

ዓላማዎን ለማሳካት የሚያስፈልገውን ዝቅተኛውን የግል መረጃ ብቻ መሰብሰብ እና መያዝ አለብዎት። ይህ ማለት የደንበኛ መረጃ በኋላ ላይ ጠቃሚ ሊሆን ይችላል "ምናልባት" ብሎ ማስቀመጥ አይችሉም ማለት ነው።

የደች የግብር ሕግ የፋይናንስ መዝገቦችን ለሰባት ዓመታት እንዲይዙ ይጠይቃል። ሆኖም፣ ይህ ማለት ሁሉንም የደንበኛ ዝርዝሮች ለሰባት ዓመታት ማቆየት ይችላሉ ማለት አይደለም።

በሕግ መሠረት መያዝ ያለብዎትን ከሌሎች ዓላማዎች የሰበሰቡትን መለየት ያስፈልግዎታል።

የደች የውሂብ ጥበቃ ባለስልጣን የተከማቸውን መረጃ በየጊዜው እንዲገመግሙ ይጠብቃል። እራስዎን ይጠይቁ፡- ይህ መረጃ አሁንም ያስፈልገዎታል? በሚታወቅ መልኩ ከማስቀመጥ ይልቅ ስም-አልባ ማድረግ ይችላሉ?

መልሱ አይ ከሆነ፣ ውሂቡን መሰረዝ ወይም ስም-አልባ ማድረግ አለብዎት።

ግልጽነት እና ተጠያቂነት

የማቆያ ጊዜዎችዎን መመዝገብ እና ለምን እንደመረጡ ማስረዳት አለብዎት ። የኔዘርላንድስ የውሂብ ጥበቃ ባለስልጣን ይህንን መረጃ ሊጠይቅ ይችላል እና ውሳኔዎችዎ ምክንያታዊ መሆናቸውን ይገመግማል።

የግላዊነት መግለጫዎ ደንበኞች ውሂባቸውን ለምን ያህል ጊዜ እንደሚያቆዩ በግልጽ መናገር አለበት። የማቆያ ጊዜው ካለፈ በኋላ ወይም መረጃቸው የማያስፈልግዎ ከሆነ ሰዎች ስረዛን የመጠየቅ መብት አላቸው።

የማቆያ ጊዜዎችዎን በግላዊነት ፖሊሲዎ ውስጥ ግልጽ ማስረጃዎችን በመጠቀም መመዝገብ አለብዎት ። ይህ በኦዲት ወቅት ይጠብቅዎታል እና ደንበኞች የውሂብ ልምዶችዎን እንዲረዱ ያግዛቸዋል ።

ደንበኞች መረጃቸውን በጣም ረጅም ጊዜ እየጠበቁ እንደሆነ ካመኑ፣ ለኔዘርላንድስ የውሂብ ጥበቃ ባለስልጣን ቅሬታ ማቅረብ ይችላሉ።

የማቆያ ጊዜዎችን የሚቆጣጠር የሕግ ማዕቀፍ

በኔዘርላንድስ የውሂብ ማቆየት የህግ ማዕቀፍ የአውሮፓ እና የሀገር አቀፍ ህጎችን ያጣምራል፣ የ GDPR መሰረትን እና የደች ህጎችን የተወሰኑ መስፈርቶችን ይጨምራሉ።

የአውቶራይት ፐርሶንስጌጌቨንስ ተገዢነትን ይቆጣጠራል፣ ንግዶች ደግሞ ህጋዊ ግዴታዎችን ከውሂብ ጥበቃ መርሆዎች ጋር ማመጣጠን አለባቸው።

የ GDPR እና የደች የትግበራ ህግ

የአጠቃላይ የውሂብ ጥበቃ ደንብ (GDPR) በኔዘርላንድስ ውስጥ የውሂብ ማቆየትን በተመለከተ ዋናውን የህግ መሰረት ይጥላል። ለደንበኛ ውሂብ ተጨባጭ የማቆያ ጊዜዎችን አይገልጽም።

በምትኩ፣ የግል መረጃዎችን ለማስኬድ ከሚያስችሉት ዓላማ በላይ ከሚያስፈልገው በላይ ማቆየት እንደማይችሉ የሚገልጸውን መርህ ያስቀምጣል።

ደንቡ ለአባል ሀገራት የሚተውን ክፍል የሚሞላው ብሔራዊ ሕግ Uitvoeringswet AVG (UAVG) ነው። የራሱ የሆነ የማቆያ ጊዜ አይፈጥርም፤ እንደ የወንጀል ሕግ መረጃ ሂደት፣ የተቆጣጣሪ ባለሥልጣኑ አቀማመጥ እና አንድ ልጅ ሊፈቅድለት የሚችልበት ዕድሜ ያሉ ጉዳዮችን ይመለከታል። ተጨባጭ የዓመታት ብዛት ሲያዩ፣ የሚመጣው ከሌላ ቦታ ነው፡ የግብር ሕግ፣ የሥራ ሕግ፣ የጤና አጠባበቅ ሕግ ወይም የዘርፍ የሥነ ምግባር ሕግ።

ያ ክፍል በተግባር አስፈላጊ ነው። ደንቡ የግል መረጃዎችን ከሚያስፈልገው በላይ ለረጅም ጊዜ ማቆየት እንደማይችሉ ይነግርዎታል፣ እና የተወሰነው ደንብ የተወሰኑ መዝገቦችን ለምን ያህል ጊዜ መጠበቅ እንዳለብዎት ይነግርዎታል። አንዳቸውም ለሌላኛው ጥያቄ መልስ አይሰጡም፣ እና ከሁለቱ አንዱን ብቻ የሚጠቅስ የማቆያ መርሃ ግብር ያልተሟላ ነው።

የግላዊነት ፖሊሲዎ የማቆያ ጊዜዎችዎን መመዝገብ እና ለምን እንደመረጡ ማረጋገጥ አለበት። እንዲሁም የውሂብ ተገዢዎችን መረጃቸውን ለምን ያህል ጊዜ እንደሚያቆዩ በግላዊነት መግለጫዎ ውስጥ ማሳወቅ አለብዎት።

የኔዘርላንድስ የውሂብ ጥበቃ ባለስልጣን ሚና

Autoriteit Persoonsgegevens (AP) የውሂብ ማቆየት መስፈርቶችን የሚያስፈጽም የደች የውሂብ ጥበቃ ባለስልጣን ነው። AP የማቆያ ጊዜዎችዎ ምክንያታዊ እና ለሂደት ዓላማዎችዎ አስፈላጊ መሆናቸውን ይገመግማል።

ኤፒ የውሂብ ልምዶችዎን ሲመረምር፣ የማቆያ ጊዜዎን የሚያረጋግጡ ሰነዶችን ማቅረብ አለብዎት። ባለሥልጣኑ የግል መረጃዎችን በተቻለ መጠን ለአጭር ጊዜ ማቆየትዎን ይገመግማል።

የማቆያ ጊዜው ካለፈ በኋላ ውሂባቸውን መሰረዝ ካልቻሉ ግለሰቦች ለኤፒ ቅሬታ ማቅረብ ይችላሉ። የኤፒው እነዚህን ቅሬታዎች የመመርመር እና የውሂብ ጥበቃ ህጎችን ከጣሱ የማስፈጸሚያ እርምጃ የመውሰድ ስልጣን አለው።

በሕግ የተደነገጉ እና በራስ የተወሰኑ የማቆየት ግዴታዎች

የደች ሕግ አስገዳጅ የሆኑ የሕግ ማቆያ ጊዜዎችን እና እርስዎ እራስዎ የሚወስኑትን የማቆያ ጊዜዎችን ይለያል። የተወሰኑ ሕጎች ረዘም ያለ ማከማቻ ሲፈልጉ የሕግ ማቆያ ጊዜዎች የGDPR መርሆችን ይሽራሉ።

የፋይናንስ መዝገቦች በኔዘርላንድስ የግብር ሕግ መሠረት ለሰባት ዓመታት መቀመጥ አለባቸው። ይህ መስፈርት የጂዲፒአር ቅነሳ መርሆዎችን ከግምት ውስጥ ሳያስገባ ተፈጻሚ ይሆናል።

የሰራተኛ መረጃ እንደ መረጃው አይነት እና ዓላማው የተለያዩ የግዴታ የማቆያ ጊዜዎች አሉት።

ህጋዊ መስፈርቶች ለሌሉበት የደንበኛ መረጃ፣ እንደ ሂደትዎ ዓላማዎች መሰረት ተገቢ የሆኑ የማቆያ ጊዜዎችን ይወስናሉ። ያልተከፈሉ ደረሰኞችን ለመከታተል፣ ውሎችን ለማሟላት ወይም ሌሎች ህጋዊ የንግድ ፍላጎቶችን ለመከታተል ምን ያህል ጊዜ እንደሚያስፈልግዎ ግምት ውስጥ ማስገባት አለብዎት።

የዘርፍ ድርጅቶች በኢንዱስትሪዎ ውስጥ የተለመዱ የማቆያ ጊዜዎችን የሚዘረዝሩ የስነምግባር ደንቦችን በመጠቀም መመሪያ ሊሰጡ ይችላሉ።

ተገቢ የሆኑ የማቆያ መርሃ ግብሮችን መወሰን

የማቆያ ጊዜዎችን ማዘጋጀት የህግ ግዴታዎችን፣ የአሠራር ፍላጎቶችን እና የጂዲፒአር መስፈርቶችን በጥንቃቄ መገምገምን ይጠይቃል። ከሚያስፈልገው በላይ ለረጅም ጊዜ መረጃውን ሳይይዙ የንግድ ዓላማዎችዎን ለማሟላት በቂ ጊዜ ማቆየት አለብዎት።

ህጋዊ ዓላማ እና የቆይታ ጊዜን መገምገም

እያንዳንዱን የማቆያ ጊዜ በቀጥታ መረጃውን ከሰበሰቡበት ዓላማ ጋር ማገናኘት ያስፈልግዎታል። የGDPR ዓላማ ገደብ መርህ ማለት የደንበኛ ውሂብን ያለገደብ ማቆየት አይችሉም ማለት ነው።

የመጀመሪያውን ዓላማ ለማሳካት መረጃው ለምን ያህል ጊዜ እንደሚያስፈልግህ ራስህን ጠይቅ።

የፋይናንስ መዝገቦች በተለምዶ በኔዘርላንድስ የግብር ሕግ መሠረት የሰባት ዓመት የቆይታ ጊዜ ያስፈልጋቸዋል። ሆኖም ግን፣ ለገበያ ብቻ የሚያገለግሉ የደንበኞች የእውቂያ ዝርዝሮች ለአንድ ወይም ለሁለት ዓመታት ብቻ ሊያስፈልጉ ይችላሉ።

እያንዳንዱን የውሂብ ምድብ ለየብቻ መገምገም አለብዎት።

የሕግ ሂደቶች ረዘም ላለ ጊዜ ማቆየት ሊያስፈልጋቸው ይችሉ እንደሆነ ያስቡበት። የደንበኛ አለመግባባት እየተካሄደ ከሆነ፣ ጉዳዩ እስኪፈታ ድረስ ተዛማጅ መረጃዎችን ማስቀመጥ ሊኖርብዎት ይችላል።

ሆኖም ግን፣ ዓላማው ካለቀ በኋላ፣ መረጃውን መሰረዝ ወይም ስም-አልባ ማድረግ አለብዎት።

የዘርፍ ድርጅቶች አንዳንድ ጊዜ ለተወሰኑ ኢንዱስትሪዎች የሚመከሩ የማቆያ መርሃ ግብሮችን ያትማሉ። እነዚህ መመሪያዎች በእርስዎ መስክ ውስጥ ያሉ ሌሎች ኩባንያዎች ምክንያታዊ እንደሆኑ የሚቆጥሩትን ለመወሰን ሊረዱዎት ይችላሉ።

የኔዘርላንድስ የውሂብ ጥበቃ ባለስልጣን የመረጡት ጊዜ ከተገለጹት ዓላማዎችዎ ጋር ተመጣጣኝ መሆኑን ይገመግማል።

በፖሊሲዎች ውስጥ ማቆየትን መመዝገብ

የማቆያ ጊዜዎችዎን መመዝገብ እና ለምን እንደመረጡ ማስረዳት አለብዎት። የደች የውሂብ ጥበቃ ባለስልጣን የእርስዎን አገልግሎቶች ከጠየቀ ይህ ሰነድ ይጠብቅዎታል።

ለእያንዳንዱ አይነት የደንበኛ ውሂብ የሚያሰናዱበትን የተወሰነ የጊዜ ገደብ ያካትቱ።

የውስጥ የውሂብ ማቆያ መመሪያዎችዎ እያንዳንዱን የውሂብ ምድብ ከተዛማጅ የማቆያ ጊዜ ጋር መዘርዘር አለባቸው። ለምሳሌ፦

የግላዊነት መግለጫዎ መረጃዎቻቸውን ለምን ያህል ጊዜ እንደሚያቆዩ ለመረጃ ተሳታፊዎች ማሳወቅ አለበት። ደንበኞች ሊረዱት የሚችሉትን ግልጽ ቋንቋ ይጠቀሙ።

"አስፈላጊ እስከሆነ ድረስ" ያሉ ግልጽ ያልሆኑ ሐረጎች የጂዲፒአር (GDPR) ግልጽነት መስፈርቶችን አያሟሉም።

የአሠራር፣ የሕግ እና የንግድ ፍላጎቶችን ማመጣጠን

የማቆያ መርሃ ግብሮችን ሲያዘጋጁ ተፎካካሪ ጥያቄዎች ያጋጥሙዎታል። የአሠራር ቅልጥፍና ሁሉንም መረጃዎች በቀላሉ ለመድረስ በቋሚነት ማቆየትን ሊያመለክት ይችላል።

ሆኖም፣ GDPR አጭር ሊሆን የሚችል የማቆያ ጊዜን ይፈልጋል።

ሕጋዊ ግዴታዎች ችላ ሊሏቸው የማይችሏቸውን ዝቅተኛ የማቆያ ጊዜዎች ይፈጥራሉ። የግብር መዝገቦች ምርጫዎ ምንም ይሁን ምን ለሰባት ዓመታት መቆየት አለባቸው።

ከቅጥር ጋር የተያያዘ መረጃ የተወሰኑ ደንቦች አሉት፣ አብዛኛዎቹ የሰራተኞች መረጃ ስራው ካለቀ በኋላ ባሉት ሁለት ዓመታት ውስጥ ብቻ የተገደበ ነው።

የንግድ ፍላጎቶች ከአሁኑ ዓላማ በላይ ማቆየትን ሊያረጋግጡ ይችላሉ። የግዢ ታሪክን ማስቀመጥ ወይም የዋስትና ጥያቄዎችን ለማስተናገድ ይችላሉ።

ያልተከፈሉ ደረሰኞች ክትትል ያስፈልጋቸዋል፣ ይህም ማለት ክፍያ እስኪፈጸም ድረስ ተዛማጅ የደንበኛ መረጃዎችን መያዝ ማለት ነው።

የውሂብ ተገዢዎች መረጃቸው ከአሁን በኋላ የማይፈልጉ ከሆነ ወይም ህጋዊ ጊዜያቸው ካለቀ ስረዛን ሊጠይቁ ይችላሉ።

የተከማቸውን መረጃ በየጊዜው መገምገም እና ከተያዘበት ጊዜ በኋላ ማንኛውንም ነገር መሰረዝ አለብዎት። አውቶማቲክ የስረዛ ስርዓቶች በእጅ ቁጥጥር ሳይደረግባቸው ተገዢነትን ለማረጋገጥ ይረዳሉ።

በመረጃ አይነት የሕግ ማቆያ ጊዜዎች አጠቃላይ እይታ

የደች ሕግ ለተለያዩ የንግድ መረጃዎች ዓይነቶች የተወሰኑ ዝቅተኛ የማቆያ ጊዜዎችን ያስቀምጣል። የግብር ሕጎች ለአብዛኛዎቹ የፋይናንስ መዝገቦች ሰባት ዓመታትን ይጠይቃሉ፣ የሥራ እና የጤና አጠባበቅ መረጃዎች ደግሞ የራሳቸው የጊዜ ሰሌዳ ያላቸው የተለያዩ የሕግ ማዕቀፎችን ይከተላሉ።

የፋይናንስ እና የግብር መዝገቦች

በኔዘርላንድስ የግብር ሕግ መሠረት አብዛኛውን የፋይናንስ መዝገቦች ለሰባት ዓመታት ማቆየት አለብዎት። ይህ የማቆያ ግዴታ ለግዢ እና ለሽያጭ መዝገቦች፣ ለደረሰኞች፣ ለባንክ መግለጫዎች እና ለዓመታዊ ሂሳቦች ይሠራል።

የሰባት ዓመት ጊዜ የሚጀምረው ሪከርዱ በተፈጠረበት የፋይናንስ ዓመት መጨረሻ ላይ ነው።

የክሬዲት እና የዴቢት አካውንቶችዎም በዚህ የሰባት ዓመት መስፈርት ስር ይወድቃሉ። ይህም የንግድ ግብይቶችዎን የሚያረጋግጡ የሂሳብ መዝገብ፣ የመጽሔት መጽሔቶች እና ደጋፊ ሰነዶችን ያካትታል።

እነዚህን መዝገቦች ለዕለታዊ ስራዎች የማያስፈልጉዎት ቢሆንም እንኳ የማቆያ ጊዜው ከማለቁ በፊት መሰረዝ ወይም ማጥፋት አይችሉም።

የገንዘብ መመዝገቢያ መዝገቦች እና የሽያጭ ቦታ መረጃዎች ለተመሳሳይ የሰባት ዓመት ጊዜ ውስጥ መቀመጥ አለባቸው። የግብር ባለስልጣናት እነዚህን ሰነዶች በኦዲት ወይም በምርመራ ወቅት ሊጠይቁ ይችላሉ።

ትክክለኛ መዝገቦችን መጠበቅ ካልቻሉ፣ ከኔዘርላንድስ የግብር ቢሮ ቅጣት ወይም ቅጣት ሊያጋጥምዎት ይችላል።

የሰው ሀብት እና የሰራተኞች መረጃ

የደመወዝ አስተዳደር ከቀሪዎቹ ሂሳቦች ጋር ተመሳሳይ የሰባት ዓመት ግዴታ ስር ነው፣ ይህም ከሥራው መጨረሻ ሳይሆን ከፋይናንሺያል ዓመት መጨረሻ ጀምሮ የተቆጠረ ነው። አጭር የተለየ ደንብ ለደመወዝ ግብር መግለጫው እና የማንነት ሰነዱ ቅጂ ይሠራል፣ ይህም ሥራው ከተጠናቀቀበት ዓመት መጨረሻ በኋላ ለአምስት ዓመታት መቀመጥ አለበት።

እነዚህን ሰነዶች ለግብር ዓላማዎች እና ስለ ደሞዝ ወይም ጥቅማ ጥቅሞች ሊነሱ ለሚችሉ አለመግባባቶች ያስፈልጉዎታል።

የሰራተኞች ፋይሎች እራሳቸው በሕግ በተደነገገው ጊዜ ውስጥ የሚተዳደሩ አይደሉም። የደች የውሂብ ጥበቃ ባለስልጣን ከስራው ማብቂያ በኋላ ሁለት ዓመት እንደ አጠቃላይ የፋይሉ የሥራ ደንብ ሆኖ ይወስዳል፣ ይህም ከሕግ ሳይሆን ከአስፈላጊነት መርህ የተከተለ ነው።

የሥራ ማመልከቻዎች ለየብቻ እና በጣም ጥብቅ በሆነ መንገድ ይስተናገዳሉ። ባለሥልጣኑ ያልተሳካለት እጩ መረጃ ከሂደቱ በኋላ ባሉት አራት ሳምንታት ውስጥ እንዲሰረዝ ይጠብቃል፣ እና እጩው በፈቃዱ ከተቀበለ ብቻ እስከ አንድ ዓመት ድረስ እንዲቆይ ያስችለዋል። የአመልካቹን መረጃ ወደ ሁለት ዓመት የሰራተኛ ደንብ ማሸጋገር የተለመደ እና ሊወገድ የሚችል ስህተት ነው።

የሕክምና የምስክር ወረቀቶች እና የህመም ፈቃድ መዝገቦች ቀደም ብለው ሊጠፉ ይችላሉ፣ በተለይም ከሁለት ዓመት በኋላ።

የአፈጻጸም ግምገማዎች እና የዲሲፕሊን መዝገቦች አጠር ያሉ የማቆያ ጊዜዎችን ይፈልጋሉ። እነዚህን ከሥራ ግንኙነት ጋር ተዛማጅነት እስካላቸው ድረስ ብቻ ማስቀመጥ አለብዎት ።

አንድ ሠራተኛ ከስራ ከወጣ በኋላ፣ ህጋዊ ሂደቶች ካልተጠበቁ በስተቀር አብዛኛውን ጊዜ እነዚህን ከአንድ እስከ ሁለት ዓመት ውስጥ መሰረዝ ይችላሉ።

የጤና እና የህክምና ፋይሎች

በኔዘርላንድስ የጤና አጠባበቅ ሕግ መሠረት የሕክምና መዝገቦች ቢያንስ ለ20 ዓመታት መቀመጥ አለባቸው። ይህ ረጅም የማቆያ ጊዜ ስለቀድሞ ሕክምናዎች ጥያቄዎች ከተነሱ ታካሚዎችንም ሆነ የጤና አጠባበቅ አቅራቢዎችን ይጠብቃል።

እንደ ለአካለ መጠን ያልደረሱ ልጆችን የሚያካትቱ አንዳንድ መዝገቦች የበለጠ ረዘም ላለ ጊዜ መቀመጥ ሊያስፈልጋቸው ይችላል።

የታካሚ ፋይሎች የምርመራ መረጃ፣ የሕክምና ዕቅዶች፣ የምርመራ ውጤቶች እና ደብዳቤዎችን ያካትታሉ። እነዚህን ደህንነቱ በተጠበቀ ሁኔታ ማከማቸት እና የተፈቀደላቸው ሰራተኞች ብቻ ማግኘት እንደሚችሉ ማረጋገጥ አለብዎት።

የማቆያ ጊዜው ካለፈ በኋላ፣ ያልተፈቀደ መዳረሻን በሚከላከል መንገድ መዝገቦቹን ማጥፋት አለብዎት።

የፋርማሲ መዝገቦች በተመሳሳይ ሥርዓት ስር ይወድቃሉ። የቀደመው መመሪያ የጠቀሰው የአስራ አምስት ዓመት ጊዜ በሕግ የተደነገገው ጊዜ ወደ ሃያ ዓመት ሲያድግ ተተክቷል፣ ስለዚህ አሁንም አስራ አምስት ዓመታትን የሚጠቅስ ጽሑፍ መተማመን የለበትም።

ከጤና አጠባበቅ ጋር የተያያዙ የኢንሹራንስ ጥያቄዎች እና የክፍያ መዝገቦችም የተራዘመ የማቆያ ጊዜ ያስፈልጋቸዋል።

የትምህርት እና የህግ ሰነዶች

የትምህርት ተቋማት የተማሪዎችን መዝገቦች በተወሰነ ጊዜ ውስጥ እንደ ሰነዱ አይነት ማስቀመጥ አለባቸው። ዲፕሎማዎችና የዲግሪ ሰርተፊኬቶች በሕዝብ መዝገቦች ሕግ መሠረት የሚወድቁ ሲሆን በቋሚነት መቀመጥ አለባቸው።

እነዚህ መዝገቦች የብቃት ማረጋገጫዎችን የሚያረጋግጡ ሲሆን የቀድሞ ተማሪዎች ቅጂዎችን እንዲጠይቁ ያስችላቸዋል።

የፈተና ውጤቶች እና ውጤቶች ተማሪው ትምህርቱን ከጨረሰ በኋላ ቢያንስ ለሁለት ዓመታት መቀመጥ አለባቸው። የኮርስ ምዝገባ እና የተሳትፎ መዝገቦች ብዙውን ጊዜ አጭር ጊዜ ያስፈልጋቸዋል፣ የትምህርት ዓመቱ ካለቀ ከአንድ እስከ ሁለት ዓመት አካባቢ።

ውሎችና ደብዳቤዎች የራሳቸው የሆነ የሕግ የማቆያ ጊዜ የላቸውም። ውሳኔውን የሚያመጣው ከእነሱ ለሚነሳ ማንኛውም የይገባኛል ጥያቄ የመገደብ ጊዜ ነው፡- አበዳሪው ስለ ጥያቄው እና ለአብዛኛዎቹ የውል ጥያቄዎች ተበዳሪው ካወቀበት ቀን ጀምሮ አምስት ዓመታት፣ ይህም ለሃያ ዓመታት የሚቆይ ፍጹም ረጅም ጊዜ ነው። ስለዚህ ውልን ለስምምነቱ ጊዜ እና ለሚመለከተው የገደብ ጊዜ መጠበቅ ሊጠበቅ የሚችል የጊዜ ሰሌዳ ነው፣ እና ለተቆጣጣሪ ባለሥልጣኑ ማስረዳት ይችላሉ፤ ለምቾት የተመረጠ ቋሚ የዓመታት ብዛት አይደለም።

የኖተሪ ሰነዶች እንደ ኦፊሴላዊ ህጋዊ ማስረጃ ሆነው ስለሚያገለግሉ ቋሚ ማቆየት ያስፈልጋቸዋል።

የውሂብ ስረዛ እና ጥፋትን ማስተዳደር

የማቆያ ጊዜዎች ሲያልቁ፣ የግል መረጃዎችን ከስርዓቶችዎ ውስጥ በንቃት ማስወገድ አለብዎት። የኔዘርላንድስ ህግ ውሂብን እንዴት እንደሚሰርዙ እና የጥፋት ዘዴዎችዎን ትክክለኛ ሰነዶች በጥንቃቄ መከታተልን ይጠይቃል፣ ነገር ግን ጊዜው ያለፈባቸው የማቆያ ጊዜዎች ቢኖሩም ውሂብ መጠበቅ ያለበትን ሁኔታዎች ግምት ውስጥ ማስገባትን ይጠይቃል።

ለመሰረዝ ዝግጁ የሆነ ውሂብ መለየት

የተከማቸውን የደንበኛ መረጃዎን በማቆያ ጊዜው መጨረሻ ላይ የትኛው መረጃ እንደደረሰ ለመለየት በየጊዜው መገምገም ያስፈልግዎታል። የተለያዩ የውሂብ ምድቦች መቼ እንደተሰበሰቡ እና መቼ ለመሰረዝ ብቁ እንደሆኑ የሚከታተል ስርዓት ያዘጋጁ።

ይህ የደንበኛ መዝገቦችን፣ የደብዳቤ ልውውጥን፣ የግብይት ዝርዝሮችን እና የግብይት ምርጫዎችን ሊያካትት ይችላል። የውሂብ ጎታዎችዎን እና የፋይል ስርዓቶችዎን ቢያንስ በየሩብ ዓመቱ ለመፈተሽ የጊዜ ሰሌዳ ይፍጠሩ።

ብዙ ድርጅቶች ውሂብ ወደ ስረዛ ቀኑ የሚጠጋበትን ቀን የሚጠቁሙ ወይም የማቆያ ጊዜ ሲያልቅ ማንቂያዎችን የሚልኩ አውቶማቲክ መሳሪያዎችን ይጠቀማሉ። የደንበኛ ውሂብ በስርዓቶችዎ ውስጥ የት እንደሚኖር ግልጽ የሆነ ዝርዝር መያዝ አለብዎት፣ የመጠባበቂያ አገልጋዮችን እና የተመዘገቡ ፋይሎችን ጨምሮ።

የውሂብ ማቀነባበሪያ ቡድኖችዎ ለተለያዩ የውሂብ ዓይነቶች የሚተገበሩትን የማቆያ ጊዜዎች መረዳት አለባቸው። የፋይናንስ መዝገቦች በኔዘርላንድስ የግብር ሕግ መሠረት የሰባት ዓመት ማከማቻ ያስፈልጋቸዋል፣ ነገር ግን የግብይት ፈቃድ መረጃ ማቆየት የሚያስፈልገው ግንኙነቱ ንቁ ሆኖ ሲቆይ ብቻ ነው።

የኔዘርላንድስ የውሂብ ጥበቃ ባለስልጣን የእርስዎን ተገዢነት ማረጋገጥ እንዲችል የግምገማ ሂደትዎን ይመዝግቡ።

አስተማማኝ እና ተመጣጣኝ የጥፋት ዘዴዎች

የግል መረጃዎችን መልሶ ማግኘት የማይቻል በሚያደርግ መንገድ ማጥፋት አለብዎት። ፋይሎችን ወደ ሪሳይክል ቢን ማዛወር ወይም የውሂብ ጎታ ግቤቶችን መሰረዝ የደች ህጋዊ መስፈርቶችን አያሟላም።

ለዲጂታል ዳታ፣ መረጃን ብዙ ጊዜ የሚተካ ወይም የማከማቻ መሳሪያዎችን በአካል የሚያጠፋ ደህንነቱ የተጠበቀ የመሰረዝ ሶፍትዌር ይጠቀሙ። የደንበኛ መረጃን የያዙ የወረቀት መዝገቦች በመስቀል-የተቆረጡ ወይም በማይክሮ-የተቆረጡ መቁረጫዎች መቆራረጥ ያስፈልጋቸዋል።

የደንበኛ መረጃ በመደበኛ የቆሻሻ ማጠራቀሚያዎች ውስጥ ፈጽሞ አያስወግዱ። ከፍተኛ መጠን ያለው መረጃ ለማግኘት፣ የጥፋት የምስክር ወረቀቶችን የሚሰጡ የተረጋገጡ የጥፋት አገልግሎቶችን መጠቀም ያስቡበት።

ተገቢ የሆኑ የጥፋት ዘዴዎች የሚከተሉትን ያካትታሉ:

• ለዲጂታል ፋይሎች ደህንነቱ የተጠበቀ ስረዛ ሶፍትዌር
• የሃርድ ድራይቭ እና የማከማቻ ሚዲያ አካላዊ ውድመት
• ለወረቀት ሰነዶች የመስቀል ቅርጽ መቁረጥ
• ለማግኔቲክ ማከማቻ መሳሪያዎች ዲጋውሲንግ
• የተረጋገጡ የሶስተኛ ወገን የጥፋት አገልግሎቶች ከሰነድ ጋር

ውሂብ መቼ እና እንዴት እንዳጠፉ መዝገቦችን ያስቀምጡ። የደች የውሂብ ጥበቃ ባለስልጣን የማቆያ ጊዜ ካለቀ በኋላ የደንበኛ መረጃን በትክክል እንደሰረዙ እንዲያረጋግጡ ሊጠይቅዎት ይችላል።

ልዩ ሁኔታዎችን እና ህጋዊ ጉዳዮችን ማስተናገድ

አንዳንድ ጊዜ የማቆያ ጊዜዎች ሲያልቁም እንኳ ውሂብን መሰረዝ አይችሉም። የህግ ሂደቶች፣ ንቁ ምርመራዎች ወይም በመጠባበቅ ላይ ያሉ አለመግባባቶች ጉዳዩ እስኪጠናቀቅ ድረስ ተዛማጅ የደንበኛ መረጃዎችን እንዲጠብቁ ይጠይቃሉ።

ለተጎዳው ውሂብ መደበኛ የስረዛ መርሃ ግብሮችን የሚያግድ የህግ እግድ ሂደት መተግበር አለብዎት ። እያንዳንዱን የህግ እግድ የትኛው ውሂብ ሊሰረዝ እንደማይችል እና ለምን ሊሰረዝ እንደማይችል ዝርዝር መረጃ በመስጠት ይመዝግቡ።

የውሂብ ማስተናገጃ ቡድኖችዎ አስፈላጊውን መረጃ በድንገት እንዳያበላሹ ወዲያውኑ ያሳውቋቸው። ንቁ የሆኑ መያዣዎችን በየጊዜው ይገምግሙ እና ህጋዊ መሰረቱ ሲያልቅ ወዲያውኑ ያነሳቸዋል።

የደንበኛ ቅሬታዎች ወይም የቁጥጥር ጥያቄዎች የስረዛ መስፈርቶችን ያቆማሉ ። አንድ ሰው ስለ ድርጅትዎ ለኔዘርላንድስ የውሂብ ጥበቃ ባለስልጣን ቅሬታ ካቀረበ፣ ባለሥልጣኑ ጉዳዩን እስኪፈታ ድረስ መረጃውን መያዝ አለብዎት።

የተወሰኑ መረጃዎች ከመደበኛ ጊዜ በላይ በስርዓትዎ ውስጥ ለምን እንደሚቆዩ ግልጽ መዝገቦችን በመያዝ እነዚህን ልዩ ሁኔታዎች ከሰፊ የውሂብ ማቆያ ፖሊሲዎችዎ ጋር ያዛምዱ።

የውሂብ ተገዢዎች መብቶች እና የድርጅታዊ ተገዢነት

መረጃዎቻቸውን የሚያስኬዱላቸው ግለሰቦች በGDPR ስር የተወሰኑ መብቶች አሏቸው፣ እና ለጥያቄዎቻቸው በተወሰነ የጊዜ ገደብ ውስጥ ምላሽ መስጠት አለብዎት። ድርጅትዎ ተገቢውን ሰነዶች መያዝ እና በ Autoriteit Persoonsgegevens የተቀመጡትን የክትትል መስፈርቶች መከተል አለበት።

የመረጃ ርዕሰ ጉዳይ ጥያቄዎችን የመሰረዝ እና የማውጣት መብት

የውሂብ ተገዢዎች የማቆያ ጊዜው ካለፈ በኋላ ወይም መረጃው ለመጀመሪያው ዓላማው የማያስፈልግዎ ከሆነ የግል መረጃቸው እንዲወገድ መጠየቅ ይችላሉ። እነዚህን የማጥፋት ጥያቄዎች ከተቀበሉ በኋላ በአንድ ወር ጊዜ ውስጥ ምላሽ መስጠት አለብዎት።

ጥያቄውን ውድቅ ካደረጉ፣ ምክንያትዎን ለመረጃው ባለቤት ማስረዳት ያስፈልግዎታል። እንዲሁም ሰዎች አስፈላጊ በሚሆንበት ጊዜ ውሂባቸውን መሰረዝ ካልቻሉ ቅሬታዎችን ለኔዘርላንድስ የውሂብ ጥበቃ ባለስልጣን ማቅረብ ይችላሉ።

የውሂብ ባለቤት መረጃቸውን ለረጅም ጊዜ እያቆዩ እንደሆነ ካመኑ የመቃወም መብት አለው። እነዚህን ጥያቄዎች ለማስኬድ አስቸጋሪ ስለሆነ ብቻ ችላ ማለት አይችሉም።

ድርጅትዎ የውሂብ ርዕሰ ጉዳዮችን ጥያቄዎች ለማስተናገድ ግልጽ የሆነ ሂደት ሊኖረው ይገባል። ይህም ጥያቄውን የሚያቀርበውን ሰው ማንነት ማረጋገጥ እና ማንኛውም ህጋዊ የማቆያ ጊዜ አሁንም ተፈጻሚ መሆኑን ማረጋገጥን ያካትታል።

የGDPR ተገዢነትን ለማሳየት ሁሉንም ጥያቄዎችዎን እና ምላሾችዎን መመዝገብ አለብዎት።

በማቆያ ልምዶች አማካኝነት የGDPR ተገዢነትን ማረጋገጥ

የማቆያ ጊዜዎችዎን መመዝገብ እና የተወሰኑ የጊዜ ገደቦችን ለምን እንደመረጡ ማስረዳት ያስፈልግዎታል። ይህንን መረጃ በግላዊነት ፖሊሲዎ ውስጥ ያካትቱት፣ ስለዚህ እነሱ ጥያቄ ካቀረቡ የ Autoriteit Persoonsgegevens ምክንያትዎን ማሳየት ይችላሉ።

ባለሥልጣኑ የማቆያ ጊዜዎ ምክንያታዊ እና በተቻለ መጠን አጭር መሆኑን ይገመግማል። የግላዊነት መግለጫዎ የተለያዩ የግል መረጃዎችን ለምን ያህል ጊዜ እንደሚያቆዩ በግልጽ መግለጽ አለበት።

ይህ ግልጽነት የውሂብ ተሳታፊዎች የእርስዎን ልምዶች እንዲረዱ ይረዳቸዋል። እንዲሁም የተከማቸውን የግል መረጃዎን በማቆየት ጊዜ ያለፈ መረጃን ለመለየት በየጊዜው ማረጋገጥ አለብዎት።

የማቆያ ጊዜው ሲያበቃ፣ ውሂቡን ደህንነቱ በተጠበቀ ሁኔታ ማጥፋት ወይም ሙሉ በሙሉ ስም-አልባ ማድረግ አለብዎት። እንደ የሕክምና መረጃ ያሉ ሚስጥራዊ መረጃዎችን ለማግኘት፣ ደህንነቱ የተጠበቀ የጥፋት ዘዴዎችን መጠቀም ያስፈልግዎታል።

ዲጂታል ሲስተሞች ተገዢነትን ለመጠበቅ በተወሰነ ጊዜ ውሂብን በራስ-ሰር መሰረዝ ይችላሉ።

በባለሥልጣናት ሪፖርት ማድረግ እና ክትትል

የአውቶራይት ፐርሶንስጌጌቨንስ ድርጅቶች ለመረጃ ማቆየት የGDPR መስፈርቶችን ይከተላሉ ወይ የሚለውን ይከታተላሉ። የእርስዎን ልምዶች መመርመር እና የማቆያ ጊዜዎችዎን እና የስረዛ ሂደቶችዎን ሰነድ መጠየቅ ይችላሉ።

ከጥያቄዎቻቸው ጋር መተባበር እና የሚጠይቁትን መረጃ መስጠት አለብዎት። የግል መረጃን የሚመለከት የውሂብ ጥሰት ካጋጠመዎት፣ በ72 ሰዓታት ውስጥ ለኔዘርላንድስ የውሂብ ጥበቃ ባለስልጣን ሪፖርት ማድረግ አለብዎት።

እንዲሁም ጥሰቱ ለመብቶቻቸው እና ለነፃነቶቻቸው ከፍተኛ አደጋ የሚያስከትል ከሆነ ለተጎዱት የውሂብ አካላት በቀጥታ ማሳወቅ አለብዎት። ይህም የመድልዎ፣ የማጭበርበር፣ የገንዘብ ጉዳት ወይም የዝና ጉዳት አደጋዎችን ያካትታል።

የዘርፍ ድርጅትዎ ለኢንዱስትሪዎ መደበኛ የማቆያ ጊዜዎችን በተመለከተ መመሪያ ሊሰጥ ይችላል። የታወቁ የኢንዱስትሪ ደረጃዎችን መከተል የተገዢነት ጥረቶችዎን ሊደግፍ ይችላል ።

ሆኖም ግን፣ በተወሰኑ ሁኔታዎችዎ እና በሕጋዊ ግዴታዎችዎ ላይ በመመስረት ተገቢ የሆኑ የማቆያ ጊዜዎችን የመወሰን ኃላፊነት የእርስዎ ነው።

ተደጋግሞ የሚነሱ ጥያቄዎች